Stand de feira: como planejar a participação do expositor

O stand de feira é o espaço que a empresa ocupa dentro do pavilhão para apresentar produtos, receber clientes e gerar contatos comerciais durante o evento. O planejamento começa meses antes da abertura e segue uma ordem: escolher a feira, contratar a área, definir o objetivo, montar o briefing e só então cotar o projeto e a montagem.

Quem expõe pela primeira vez costuma inverter essa ordem e pedir orçamento de stand antes de conhecer a metragem, a posição no pavilhão e o regulamento do promotor. Sem esses dados, cada montadora propõe um projeto diferente, e as propostas deixam de ser comparáveis. A definição do termo e a grafia correta (stand ou estande) estão no texto do blog do Soluções Industriais sobre o que é stand ou estande.

O que é um stand de feira e o que ele precisa resolver

Um stand de feira é uma construção temporária, montada dias antes do evento e desmontada logo depois, sobre a área que o expositor aluga do promotor. Por isso, é tratado como arquitetura efêmera: é provisório, mas responde às mesmas exigências de qualquer espaço aberto ao público.

O projeto existe para cumprir um objetivo comercial definido antes de qualquer desenho. Lançar um produto, atender clientes da carteira, captar contatos novos ou fechar pedidos no próprio evento pedem layouts diferentes. Um stand voltado a reuniões precisa de mesas e área reservada; um stand de lançamento precisa de vitrine e fluxo de visitantes. Dessa forma, o objetivo define o programa de necessidades, e o programa define o tamanho mínimo do espaço.

A estrutura pode ser modular, em perfis de alumínio e painéis, ou construída em marcenaria sob medida. As duas soluções têm páginas próprias na plataforma: os sistemas modulares aparecem entre os fornecedores de sala octanorm, e os projetos personalizados, entre as empresas de projeto de stand.

Como planejar o stand de feira passo a passo

O planejamento segue uma sequência em que cada etapa depende da anterior. A lista abaixo resume as decisões na ordem em que o expositor precisa tomá-las, do contrato do espaço até a desmontagem.

1. Escolha do evento: perfil do visitante, segmento e histórico da feira, assunto do post sobre feira de negócios.
2. Contrato da área: metragem e posição no pavilhão (corredor, esquina, ponta de ilha ou ilha), que definem quantos lados ficam abertos.
3. Leitura do manual do expositor: altura máxima, recuos, prazos de entrega do projeto, regras de carga elétrica e de materiais.
4. Briefing: objetivo, áreas necessárias, produtos expostos e prazo, que a montadora usa para desenhar o projeto.
5. Projeto, aprovação e montagem: desenho técnico enviado ao promotor, responsável técnico, montagem nos dias liberados e desmontagem no prazo do regulamento.

A posição no pavilhão tem efeito direto sobre o projeto, porque um stand aberto em três ou quatro lados exige acabamento em todas as faces. As diferenças entre os formatos estão no post sobre stand de ilha, esquina ou corredor. Já o tamanho da área define o que cabe no espaço: o post sobre stand 3x3 mostra como distribuir uma área de 9 m².

Quanto tempo antes da feira o stand deve ser contratado?

O stand deve ser contratado com antecedência suficiente para cumprir a data-limite de entrega do projeto fixada no manual do expositor, somada ao tempo de produção, que é menor no stand modular e maior no construído em marcenaria. 

O caminho seguro é contar de trás para frente a partir da data-limite do manual do expositor, reservando tempo para revisões do projeto e para a aprovação do promotor. O blog do Soluções Industriais detalha essa contagem no texto sobre o cronograma de produção de estandes. 

Monte o briefing antes de pedir orçamento

Nas perguntas frequentes do site, a Sparta Stands lista os dados que espera receber no briefing: tamanho do estande, estrutura indispensável (mesas, cadeiras, salas de reunião, sala depósito, tipo de piso), tipo de estande (padrão, construído ou cenográfico), verba disponível e prazo para definição.

Além desses itens, convém anexar a planta do pavilhão com a posição da área, o manual do expositor e as peças de marca (logotipo em vetor, cores e fotos de produto). Com o mesmo briefing enviado a todas as montadoras, as propostas passam a descrever o mesmo stand, e a comparação se faz por solução técnica, acabamento e prazo. O post sobre ideias de stand mostra como transformar esse briefing em um conceito de projeto.

As etapas que vêm depois da aprovação do projeto estão nas páginas do portal montagemstand.com.br sobre estande de feira e montagem de stands para feiras.

Segurança e responsabilidade técnica no stand de feira

Como reúne público, energia elétrica e, às vezes, estruturas elevadas, o stand passa por exigências que o expositor precisa conhecer antes de contratar. A montagem de partes como testeiras e mezaninos, quando feita acima de 2,00 m do nível inferior, onde haja risco de queda, é trabalho em altura e segue a NR-35, do Ministério do Trabalho e Emprego. A instalação elétrica de baixa tensão segue a ABNT NBR 5410:2004 e deve ser executada por profissional qualificado.

Muitos promotores exigem ainda a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) do projeto e da montagem, assunto do post sobre ART de montagem de stand. A escolha final das soluções estruturais e elétricas passa sempre por profissional habilitado e pelas regras do manual do expositor de cada evento.

Como cotar o stand de feira com várias montadoras

Antes de cotar, reúna a metragem e a posição contratadas, o manual do expositor, o briefing com o objetivo e as áreas necessárias, o tipo de estrutura pretendido e as datas de montagem e desmontagem. Com esse conjunto, as montadoras propõem soluções para o mesmo problema, e a comparação deixa de depender da aparência das imagens de projeto.

Com o briefing pronto, a Soluções Industriais, plataforma que reúne mais de 50 mil fornecedores, leva o mesmo pedido a várias montadoras de uma vez. Para receber propostas comparáveis, compare montadoras de stand de exposição na Soluções Industriais e, se o projeto pedir ambientação com cenários, consulte também os fornecedores de cenografia para eventos.

Perguntas frequentes sobre stand de feira

Empresas que vão expor pela primeira vez costumam chegar às montadoras com estas três dúvidas.

Qual a diferença entre stand de feira e estande de feira?

Nenhuma. “Estande” é a forma aportuguesada registrada nos dicionários, e “stand” é a forma em inglês usada no mercado de eventos. As duas designam a mesma construção temporária.

O promotor da feira fornece o stand?

Alguns promotores oferecem um stand básico incluído na locação da área, em geral com painéis modulares, testeira e iluminação simples. O que esse pacote costuma trazer está no post sobre stand simples.

Quem aprova o projeto do stand?

O promotor do evento, segundo as regras do manual do expositor. A montadora envia o projeto dentro do prazo fixado, e o stand só pode ser montado depois da aprovação.

Sobre o autor

Romário Martins · Colunista no segmento Economia e Negócios | Vice-presidente do Grupo Ideal Trends. Há mais de 19 anos, Romário tem ajudado empresas a alavancarem seu faturamento por meio da geração de demanda qualificada na web. Em sua trajetória, já ajudou a transformar o cenário de mais de 20.000 empresas.